¿Está el Diagrama de Gantt y su uso como plantilla de planificación en conflicto con las prácticas Ágiles? ¡A eso vengo! Porque soy testigo de este antagonismo al provenir del mundo “planificado” y decidirme por la Agilidad y su práctica dentro de las organizaciones.
¿Significa que utilizar el Diagrama de Gantt como plantilla de planificación es un error?
¡Depende!
Te explico, la viabilidad va de la mano de cuán probable sea que tu proyecto sufra cambios en el camino, es decir, mayores posibilidades implican un grado significativo de oportunidades de fracasar.
Así que comencemos con este tema que da para mucho.
El Diagrama de Gantt, una plantilla que muchos utilizan
Si ves, es muy fácil de entender a simple vista: es un gráfico que nos permite representar de forma lineal el paso a paso de un proyecto. Se caracteriza porque cada actividad, del lado izquierdo, tiene un tiempo definido para ser realizada, y en muchos casos, solo al terminar una fase es que se comienza la otra.
Además, es muy útil a la hora de asignar responsables y así, de forma visual, sabremos en todo momento quién está trabajando en qué.
Dicho de otra forma, el Diagrama de Gantt, es una plantilla muy clara y atractiva para identificar por fechas, cuáles son tus tareas y las de su equipo.
Evidentemente, este tipo de planificación puede ser muy útil en lagunas áreas de trabajo porque podemos identificar estos beneficios:
- Otorga una visión global del proyecto.
- Tener muy claras las tareas que están pendientes de realizar.
- Conocer a primera vista cuál trabajo ha sido culminado.
- Permite, además, tener control sobre el progreso.
- Estar consciente de las fechas límite.
¿Interesante? Por supuesto que sí, el tema es si es útil para todos.
Este tipo de modelos se utiliza generalmente, para gestionar y cumplir con un programa de trabajo, y particularmente cuando se trata de manejar recursos, costes y tiempos.
Y te pregunto … ¿Has manejado algún proyecto en que todas sus fechas límites se hayan cumplido a cabalidad?
Para mí es claro que lo inesperado forma parte de la gran mayoría de los proyectos, además, pienso que es un ingrediente fundamental para desarrollar de un producto final increíble y de mucho valor.
¿Los planes son entonces imposibles de cumplir?
¡A largo plazo pienso que sí! Porque somos las personas las responsables de llevarlo a cabo, y como tal, cambiamos, nos enfermamos, renunciamos y desconfiamos del proceso o del equipo para culminarlos.
Pero, por si eso fuera poco, ya experimentamos como la vulnerabilidad de los escenarios y los saltos que da la tecnología, nos obligan a parar para evaluar la forma de adaptarnos.
Veamos un ejemplo …
En la construcción de un edificio, Gantt siempre aparece para desarrollar la planificación de la obra en general, teniendo el objetivo de culminar la edificación en una fecha definida.
Más aún, cuando vemos que en algunos lugares el incumplimiento de la entrega está penalizado con multas, por lo que asirse al plan sería lo convenido.
Si lo miramos, ciertamente las bases del edificio no podrán acometerse mientras las máquinas no culminen con el movimiento de tierra, eso es así. Pero … ¿Y si te consigues con una roca inmensa no contemplada, que te impide avanzar si no la dinamitas? ¿O descubres que a 3 metros de profundidad se escondían piezas de gran valor arqueológico? ¿Qué haces si el sindicato decide irse a huelga exigiendo mejoras laborales? ¿Cómo puedes continuar para cumplir con las fechas sin ser multado?
¡Vaya!
¿Es posible que el diagrama Gantt se transforme en una plantilla Ágil?
Supongamos entonces, que hemos planificado al detalle cada meta y objetivo de tu equipo, pero …
- A pesar de contar con un plan, este nunca se cumple.
- Por lo tanto, no logramos cubrir las expectativas del cliente.
- A eso hay que sumarle que somos muy lentos aceptando los cambios que nos piden y muchas veces terminamos rechazándolos.
- Invertimos en muchas funcionalidades que no aportan valor, y peor aún, gran parte de lo que desarrollamos al final ni siquiera se utiliza.
- Al final, seguimos nuestros planes, pero … ¿De qué nos sirve? Parece que siempre llegamos mucho más tarde de lo que el cliente requiere.
¿Te suena?
Vale, veamos entonces como nos beneficia introducir Agilidad:
- Coloca al individuo y sus interacciones sobre los procesos y las herramientas.
- El software funcionando sobre la documentación extensiva.
- Pone el foco en la colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual.
- Ayuda a tener una respuesta ante el cambio versus seguir la rigidez de un plan.
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Elimina tu posibilidad de fracaso utilizando Agilidad
A simple vista, Grant y la Agilidad se ubican en lados opuestos, pero ya te enseño cómo puedes aprovecharlo.
Tenemos que, por un lado, las prácticas Ágiles valoran mucho la capacidad para adaptarnos a los cambios, contrario al plan rígido de Gantt.
De acuerdo con esto, en lugar de desarrollar una agenda llena de fechas predefinidas, los equipos planifican su trabajo en función de los objetivos a cumplir en las siguientes dos semanas. Una vez culminado este proceso o “sprint”, evalúan sus resultados y deciden qué objetivo pueden plantearse y diseñan el siguiente “Sprint”.
Cada uno de estos “sprint” tiene su propio diseño de ejecución, sus responsables, y si se quiere, un tiempo estimado para hacerlo, algo en lo que Gantt nos pudiese ayudar.
Pero. al igual que este diagrama tiene sus debilidades, también es cierto que conseguirnos hoy día con una empresa al cien por cien ágil dista de la verdad.
De allí que muchas organizaciones se decantan por un sistema más bien híbrido donde Gantt y la Agilidad se apoyan para portar claridad y valor a su cliente.
Diagrama de Gantt vs Product Backlog
La Agilidad te ofrece oportunidades para flexibilizar tus procesos de planeación de tus proyectos, y una de esas herramientas en el “Producto Backlog” del que hablamos en el artículo pasado.
Con esta herramienta puedes gestionar tus proyectos:
- Creando de un listado de todas las tareas que quieres realizar durante el desarrollo de un proyecto haciéndolas visibles para todo el equipo. Si ves es prácticamente lo mismo que en el Diagrama de Gantt.
- Ahora bien, para lograr este objetivo, la lista debe estar ordenada y priorizada tanto en el valor que aporta como en la cantidad de esfuerzo requerido por el Equipo. Si recuerdas, en el artículo anterior hablábamos de la manera de que esto cambia las reglas del juego, porque son las conversaciones continuas con el cliente las que te permitirán tenerla actualizada.
- Trabaja en ciclos cortos de tiempo, es decir, quince días o, a lo sumo, un mes. Esta es una gran diferencia Con el Diagrama de Gantt, porque tiene la ventaja de poder detectar y asumir los cambios de forma casi inmediata, además de lograr resultados medibles en el corto plazo.
- Para iniciar, el equipo tiene que replantearse si lo que está en la parte más alta de la lista es, por un lado, lo más significativo para el Cliente y por otro, lo que requiere menor cantidad de esfuerzo.
- Una vez claro, el equipo decidirá la cantidad de actividades que pueden realizar para estar seguros de aportar valor al Cliente.
- El objetivo de “La Pila de Productos” no es el cumplimiento del plan, sino más bien, tener el feedback del cliente lo antes posible para poder estar alineados y así cumplir con sus expectativas.
La Pila de Productos es solo un ejemplo de las posibilidades que nos ofrece la Agilidad para gestionar nuestros proyectos. Pero también es cierto que para aplicarlas es fundamental comenzar por un cambio de mentalidad de todos los miembros para enfocarnos en los objetivos.
Por eso te invito a que te suscribas y descubras el Mindset Hacking: Como lograr cambiar la mentalidad de los equipos, una Masterclass llena de recursos para que todos se alineen y gestiones mejor el cambio en los equipos.
Conclusión
En conclusión, el uso del Diagrama de Gantt como plantilla de planificación te puede ser útil si trabajas en proyectos poco susceptibles al cambio … si es que existe alguno.
Pero, si eres de los que no duerme pensando que un “giro” inesperado puede tirarte al trasto lo programado, entonces es hora de replantearte entrar en Agilidad.
¡Sí! Porque ésta te ofrece no solo herramientas para diseñar de forma clara tus metas, si no que además, te permite incorporar la incertidumbre dentro de esta ecuación.
Y tú … ¿Con cuál te sientes más “cómodo”? ¡Espero tus comentarios!
Entonces … ¿Te gustaría aprender y transformarte en un referente en Agilidad?
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