El papel higiénico para la gestión de talento | Masterclass

¿Qué puedes hacer con un rollo de papel higiénico dentro de tu equipo? Por muy loco que parezca, es lo que hoy vengo a compartir. Esta fue una de nuestras Masterclass que tuvimos el año pasado con Peter Zylka-Greger, Senior Agile Coach, en el marco del Agile 20 Festival. Es una clase súper interesante que te puede ayudar en la gestión de talento de tu equipo, potenciando la confianza entre sus miembros.

Así que hoy te resumo las 7 recomendaciones que propone y te develo la incógnita del papel higiénico … Ahhh, pero también, puedes disfrutar del video que encontrarás más abajo.

La gestión de talento comienza por ganarte la confianza, siendo tú el cambio que quieres ver
Estos 7 consejos que Peter nos comparte, están basado en una facilitación que hizo en Australia por unos 10 meses. El equipo estaba formado por 20 personas de responsabilidades muy diversas que trabajaban en una misma oficina, antes de la pandemia.

¿Por dónde comenzar? El líder lo tenía muy claro … Cambiar la cultura era lo más importante para la gestión de talento del equipo y llevarlo al alto rendimiento.

Veamos entonces lo que nos propone Peter Zylka-Greger.

Consejo 1: Sé el cambio que quieres lograr

¿Cuántas veces has escuchado comentarios como: “no me gusta el cambio” además de “no me gusta como están las cosas“? ¿Cuántas veces lo has pensado tú?

¿Es realmente tan difícil el cambio?

¿Conoces a alguien que en los últimos dos años haya cambiado en algo, por muy pequeño que sea?

Observar, es un gran ejercicio para cualquiera que quiera facilitar un equipo, gestionar el talento y ganarse su confianza.

Y eso fue lo que hizo Peter … al llegar el primer día a las oficinas en Australia … ¿Qué pasó? … ¡Silencio total! … Nadie hablaba en esta oficina, cada uno estaba inmerso en lo que hacía.

Y te pregunto … ¿Qué hubieses hecho tú en este caso? ¿Qué podrías haber hecho para fomentar las conversaciones entre los miembros?

Bueno … Puedes esperar a ver si cambian, claro, si es que eso ocurre … O, mejor aún, ser tú el primero en preguntar y crear las discusiones.

Hacer preguntas, escucharlos, te permite co crear la confianza con las personas. Y eso fue lo que hizo Peter, logrando con el tiempo que los demás miembros se incorporasen en esas conversaciones de forma activa.

La observación puede llevarte a lugares interesantes, y uno de esos momentos para entender como son las interacciones dentro de un grupo, está en la hora del almuerzo.

¡A que sí! … ¿Te ha pasado que a esa hora la oficina se divide en pequeños sub-grupos, donde pareciera que hay que respetar hasta el lugar que ocupan en la cocina o el asiento de la mesa que suelen utilizar?

¿Cómo creas confianza en personas que se comportan así?

Peter, simplemente le pregunto a uno de los grupetes si les podía acompañar, y claro, le dijeron que sí. A lo que luego, les preguntó si alguna vez se les había ocurrido preguntar a los demás si querían juntarse para comer juntos.

La respuesta fue que 5 meses atrás lo hicieron y obtuvieron un no como respuesta, asumiendo que NUNCA les interesaría hacerlo, así que no volvieron a preguntar.

¡Qué terrible son las generalizaciones, cierto!

Al siguiente día, Peter se acercó a los demás sub-grupos y los invito a participar de la actividad de almorzar, y que por supuesto, todos dijeron que sí.

Para resumirte, a los 10 meses no ocurría ningún almuerzo donde no estuviesen todos, aprovechando el momento para hablar de cosas interesantes, compartiendo videos e ideas. Tanto fue su éxito, que al pasar los meses, las personas de otros departamentos comenzaron a interesarse en participar de esos momentos junto al equipo.

Como lo dice el instructivo en los aviones para cuando caen las mascaras de oxigeno: “primero busca estar bien antes de ayudar a otros“.

¡Ponte primero, sé el cambio que quieres ver, y luego ayuda a otros!

Consejo 2: Nunca perder la conexión entre los todos los miembros

Si bien es cierto que el equipo se dividió en tres grupos de trabajo, también lo es la importancia de no perder los objetivos comunes. Hay que aprovechar este tiempo junto buscando la manera de poder ayudar a crear más fuerza y motivación entre los miembros.

Por eso se diseñaron algunas preguntas complementarias que formaban parte de sus tareas diarias, por ejemplo:

• • • ¿Soy feliz en este equipo?
    • ¿Le estoy aportando valor a mi cliente?
    • ¿Estoy mejorando en lo que hago?

Cuando llegaba el día viernes, se reunían no solo para compartir las victorias de la semana, sino más importante aún, sus derrotas.

¡Y es que hay que hacer natural el hablar de los errores, y no penalizarlos!

Porque sin errores es casi imposible mejorar y crecer, tú no cambias aquello que te da resultados.

Además, hablar de las equivocaciones le inyecta confianza a cualquier persona nueva en el equipo.

Consejo 3: El cambio no funciona para todos

Está claro que esto no es cuestión de magia, ni de tener los resultados garantizados.

Hablar abiertamente no necesariamente funciona para todos, y eso puede hacer que los cambios tarden mucho más en llegar.

En el grupo de Australia, hubo 3 personas que a pesar de intentarlo todo, al final, no lograron involucrarse con los cambios.

De allí que la decisión fue pasarlos a ser parte de otro equipo u oficina. Sé que esto puede sonar radical y ciertamente generó algo de fricción al principio, porque claro, eran del equipo hacía tiempo ya.

Sin embargo, esta decisión también ayudo a ir más rápido, y permitió contratar nuevos miembros, que entendieron desde el principio, lo que se quería lograr culturalmente y como ellos podían ayudar a lograrlo.

Aún sin ser contratados, se les invitaba a participar los viernes junto al equipo, para que vivieran el concepto. Experimentar esta convivencia, hacer preguntas, facilitaron su “primer día” de trabajo porque ya formaban parte del equipo.

Consejo 4: Hazlo divertido

Estarás de acuerdo conmigo que disfrutar de lo que hacemos es fundamental para estar motivados, y eso tienen mucha relación con cuanto te diviertes haciendo lo que haces.

Conectar se puede lograr de manera más íntima si se busca compartir en espacios fuera de la oficina, porque todos tenemos una vida fuera de la oficina.

No olvidarnos nuca de la parte amable de ser miembros del grupo, ese lado humano que nos permite acercarnos mucho más.

Así se creó el “muro de amabilidad” donde cada persona escribía un mensaje de gratitud hacia otro miembro del equipo. Esto causó tal revuelo, que, al mes, quienes eran ajenos al equipo, solicitaron involucrarse par a dejar sus propios mensajes. Esta sencilla actividad impactó incluso en los mandos medios y altos de la empresa, quienes también diseñaron su propio muro.

Consejo 5: El feedback de lo bueno y lo malo

¡Tema complicado, cierto!

Sobre todo, cuando nos toca hablar de lo no tan bueno.

Lencioni tiene una frase muy contundente en su libro: “Las cinco disfunciones de un equipo“:

“A veces los equipos mas ajustados son los mas reacios a hacer esto, incluso cuando el feedback es claro y constructivo, porque no quieren arriesgar el entorno positivo emocional que existe, y que ellos probablemente valoren mucho” – Patrick Lencioni.

Que cuando se las leyó al grupo … ¡Todos asintieron con la cabeza!

Pero, resulta que hay una segunda parte ….

“He descubierto que la forma más eficaz de superar esta duda es ayudar a la gente a darse cuenta de que cuando fallan en proporcionarle a sus compañeros feedback constructivo, los están defraudando personalmente”.

¿A qué reflexión llegaste con esta segunda parte?

Muchos en el Australia, se miraron unos a otros, como diciendo … “Ahhhh … Tengo que dar feedback para ser un buen amigo“

Y la verdad es que sí, porque tú tienen un conocimiento que quizás el otro no tenga, y eso puede ser un punto ciego para esa persona que le impide seguir creciendo.

Si esa otra persona no sabe nada y tú no le dices nada, le estas quitando una oportunidad … ¿No te parece?

¡Sí, ya lo sé! Por supuesto, hay que aprender cómo dar ese feedback.

Y por esa razón, al igual que los equipos de deportes que entrenan juntos, Peter les daba cada viernes, unos 20 minutos después de la reunión. Es decir, tenían 10 minutos para juntarse con alguien para dar y recibir feedback y luego lo hacían con una segunda persona.

Lo interesante fue que a las 10 semanas se observaron muchos cambios importantes. Fueron capaces de hacer retrospectivas más abiertas, conversaciones más personales, enmarcadas dentro de un contexto de amabilidad.

Es decir, hablar de conflictos en positivo.

Evidentemente no todos terminaron siendo expertos, pero si se pudo constatar una gran mejora del grupo en general.

Si ves, aún no hemos hablado de nada de procesos, cierto.

Consejo 6: Incluir a las personas en la toma de decisiones

Hubo un día en el que finalmente el grupo preguntó por los “procesos” y le preguntaron a Peter de la posibilidad de aplicar Scrum.

¿Era Scrum interesante para ellos? Pues la respuesta es ¡SÍ! Por supuesto que era atractiva su implementación porque eran ellos quienes lo estaban proponiendo.

A la pregunta de Peter de por qué Scrum, fueron ellos los que plantearon que era una metodología que los ayudaría a tener foco en el producto, además de la oportunidad de incluir al cliente.

¡Genial!

Fue así que buscaron un espacio neutral, fuera de las oficinas, donde reunir al equipo al completo para comenzar a idear estrategias, y así todos entiendan lo que va a pasar.

Al final, ellos hicieron su propio proceso, definieron lo que querían hacer y cuando, comenzaron a incluir personas externas, lo que los llevo a un rendimiento muy alto.

Consejo 7: El rollo de papel higiénico

¡Ahora sí! Esta es la historia del papel higiénico para la gestión de talento y el desarrollo de su confianza.

Peter cuenta, que para el mes de octubre en una de sus reuniones diarias decidió poner a prueba la seguridad que cada miembro sentía en el equipo.

Así fue como apareció el rollo de papel en escena.

Cuando llegaron todos, lo vieron sentado con su rollo en las manos … Por supuesto, todos lo miraron con incredulidad, como preguntándose …

–“¿Y este loco qué?”-

-“¿Qué le pasa?”-

-“¿Con qué nos va a venir Peter ahora?”-

Finalmente, les pidió que cada miembro pasara y tomara la cantidad de hojas que cree necesitaría durante todo el día

Murmullos y mas desconcierto.

Cuando ya todos tenían ración, les preguntó si todos querían compartir una historia muy personal con el resto por según la cantidad hojas recogidas.

Es decir, si alguien había tomado quince hojas, entonces su historia tendría que ser más larga de la que le tocara contar a quién recogió tan solo cuatro.

Lo cierto es que todos dijeron que sí, y comenzaron a compartir historias muy privadas. Por lo que esta actividad, según palabras del propio Peter, se hizo mágica al generarse un círculo de energía muy potente, lleno de vulnerabilidad, confianza y valor.

Y bueno, fue la prueba de que está bien ser uno mismo, humanizarse, tener preocupaciones y temores es algo normal … ¡Está bien!

¡Te aceptamos, te retamos, pero te apoyamos y confiamos!

¡Logramos un antes y un después del rollo de papel!

Pero … !OJO! Un equipo debe tener un nivel de madurez muy alto para poder ejecutarlo.

Conclusiones importantes

• Los lideres van primero, pero no hablamos del que tiene el puesto por derecho, sino de todos, cada uno de nosotros somos líderes y podemos dirigir el cambio con nuestro ejemplo. ¡Todo empieza con nosotros!
• Hay que invertir continuamente en la cultural, tal cual como si fuese una relación, tienes que seguir y actuar de la mejor manera.
• Los proceso son como las muletas te ayudan a volver a caminar de nuevo pero en un momento dado, te impiden correr más rápido. Los procesos son necesarios al principio, pero si quieres ir más rápido tienes q aprender a correr un sprint sin ellos, al final, es lo q te permitirá adaptarte mejor a lo que se necesitas.
• No impongas a nadie cosas que no tengan sentido para ellos.
• Entender que no es posible resolver los retos por sí solos, está bien tomar decisiones juntos, preguntar a otros, porque los lideres tampoco tiene que saberlo todo.
• “La cultura se come a la estrategia en el desayuno y a la táctica en el almuerzo” … una frase genial de Peter que lo enmarca todo

¿Qué te ha parecido esta ponencia magistral de Peter Zylka-Greger? ¿Aplicarías estos consejos en tu equipo de trabajo?¿Sabes cómo medir el nivel de madurez de tu equipo?