Las empresas familiares son todo un reto en Agilidad, porque la gran mayoría han sido estructuradas “por generaciones”, y esto las convierte en un “hueso duro de roer”. En consecuencia, cuando sus líderes de “relevo” vienen con cambios, estos son obstaculizados, perdiéndose la oportunidad de utilizar herramientas como “las historias de usuarios“, que seguro los ayudaría a funcionar mejor.
Un modelo tradicional de gestión generalmente carece del conocimiento para afrontar estas nuevas necesidades de sus empleados … “ignorancia” que les podría afectar directamente en sus resultados.
Pero … si este s tu caso, ya te digo ….
¡Puedes estar tranquil@! Sí, porque al igual que tú, el resto de las empresas familiares se encuentran bajo la misma situación.
Lo cierto es que estamos inmersos en un entorno muy complejo donde las recetas milagrosas de las escuelas de negocio y de las consultoras expertas ya no funcionan.
¡Olvídate de implantar una solución “estándar”! Ten presente que, aunque le haya funcionado a alguien, no significa que lo hará contigo y tu negocio.
¿Qué hacer entonces?
Pues ya vez, en este artículo quiero ofrecerte respuesta a tu inquietud, que desde ya te digo, es un problema más común de lo que crees en todo tipo de organizaciones.
Además, te mostraré como el uso de las “historias de usuarios” sí que te puede ayudar a dar un paso para implantar Agilidad en tu negocio.
Primero lo primero … ¿Qué son las “historias de usuarios“?
Las “historias de usuarios“, el “Storytelling” son términos que seguro ya te son familiares, aunque en el fondo, no conozcas su verdadero impacto.
Pero no te preocupes porque yo te lo voy a poner en contexto.
Si bien, es un término que nos llega del mundo de la tecnología donde se utiliza para explicar de forma sencilla y sin tantos tecnicismos, la función de algún software.
–¿No entiendo Álvaro … qué me dices? ¿Y qué relación tiene eso con mi negocio? –
¡Vamos! Que ya te lo aclaro:
Esa explicación se diseña poniendo el foco en las personas que al final lo tienen que utilizar, y que, por ende, quizás ni siquiera entienda mucho de tecnología.
¡Para DUMMIES pues!
La buena noticia es que esta es una herramienta muy poderosa y puede ser utilizada tanto en tecnología, como en RRHH y en cualquier área de negocio de tu empresa.
¡Dame tiempo, que ya te explico cómo!
Lo primero que quiero dejarte claro es que siempre vamos a llegar tarde, sí, porque para poder ofrecer valor es fundamental comenzar por comprender lo que cada usuario necesita. Así que, mientras estás en ese proceso de adecuarte, una necesidad diferente seguro aparecerá demandando una nueva reacción de tu parte. 
En consecuencia, quedarás detrás, escuchando, aprendiendo y adaptándote a sus necesidades cambiantes indefinidamente.
Te lo aterrizo mejor … Si nuestras organizaciones fuesen como una bandada de pájaros que se mueven y se adaptan con total facilidad, quizás este problema no existiría. El tema aquí es que las empresas tienen estructuras rígidas, burocráticas y jerárquicas donde la toma de decisiones se ve ralentizada.
Lo segundo, es que cuando leas o te tropieces con palabras como “usuarios” o “clientes” nos referimos a cualquier persona en tu empresa que dependa de tu equipo de trabajo.
¿Lo voy explicando mejor? 
≤br>
Vale … Entonces, ¿es posible romper la rigidez de las empresas familiares?
Pues, allí está el detalle, porque lo que necesitas es “flexibilizar” los procesos para poder adaptarte continuamente, incrementando la agilidad para hacerlo.
–Pero Álvaro … ¿Podemos garantizar los mismos resultados que estamos teniendo si cambiamos el proceso? ¿No se producirá una pérdida de productividad? –
Bueno, es así, transformar conlleva a una pérdida del rendimiento asociado en un corto plazo. Pero más que mirar el momento “HOY”, asúmelo como una inversión para poder llegar a ese lugar donde realmente sean productivos.
Reflexiona … ¿Tiene sentido seguir con un proceso que no consideras útil o no está generando los resultados esperados sólo por el miedo a ser menos productivo durante un tiempo?
Cómo se construye una empresa con procesos flexibles
Y aquí te voy a profundizar un poco más las “historias de usuarios“, que es una de las herramientas más utilizadas de nuestro HR Agile Coach Framework©️.
El objetivo de esta estrategia es generar una cultura de feedback con tu cliente, que ya te lo explique antes, nos estamos refiriendo a tu usuario interno.
Vale … ¿Y cómo se logra eso?
“El ingrediente secreto para que puedas adaptarte y contar con procesos flexibles es LA CONVERSACIÓN”.
¿Qué crees tú? ¿Consideras la conversación productiva o improductiva? 
Para que una conversación sea provechosa debe tener como propósito intentar comprender y ayudar a la otra parte a partir de sus necesidades.
Y son las “historias de usuarios” las que te van a ayudar a que esas conversaciones sean realmente eficaces.
Las ventajas de utilizar las “historias de usuario”
Probablemente, para los equipos que son nuevos en Agilidad, esta estrategia no va más allá de ser un “bullet point” dentro de una lista de cosas por ejecutar.
Pero resulta que estas historias pueden ofrecerles a los miembros de forma clara, cómo asociar lo que hacen con el impacto y el valor que esto genera.
-
- Como te lo expliqué más arriba, esta herramienta hace que el centro de atención sea el usuario final.
- Permiten generar conversaciones de tal manera que tu cliente se sienta escuchado mientras te ayuda a entender cuáles son sus expectativas reales.
- Si bien, tener un listado de pendientes hace que tu equipo mantenga el foco en esas actividades por completar, las historias logran centrarlos en buscar cómo solucionar los problemas de sus “clientes” finales.
- Otra elemento significativo es que las “historias de usuarios” fomentan la colaboración entre los miembros del equipo, porque al tener un objetivo claro, pueden acordar cómo hacerlo para cumplirlo.
- Además, impulsan a los miembros a salirse de lo convencional, para lograr el mejor camino a su objetivo.
- Finalmente, cada historia se transforma en un reto a conquistar, y el éxito conseguido en una fuente de motivación y logro para ellos.
La puesta en práctica
Perfil + necesidad + propósito …
En un post anterior hablábamos de la importancia de transformar el proceso de evaluación del desempeño utilizado por las Empresas para ayudar a sus Empleados a mejorar y lograr sus objetivos ya que actualmente no se considera útil por el 89% de las Empresas encuestadas según un informe de Deloitte Insights.
Tomando como ejemplo este proceso:
Supongamos que los roles con los que empezamos a trabajar son un técnico de marketing y el responsable de tecnología de la empresa. Si cada uno de ellos escribiese sus propias historia de usuario, quizás sería algo como …
“Yo como responsable de tecnología quiero conocer las fortalezas de mi equipo de los resultados de la evaluación para poder sacarlas partido”.
“Yo como técnico de marketing quiero poder recibir evaluaciones de mis compañeros respecto a mi liderazgo para mejorar en mi día a día”.
A mi vienen a la mente preguntas cómo: ¿Qué tipo de evaluaciones querrías recibir? ¿Cómo te gustaría recibirlas? ¿Anónimas? ¿Apreciarías tener un plan de mejora asociado? ¿Qué vas a hacer con ellas?
Estas son preguntas que te van a permitir conversar y ponerte en sus zapatos, y a partir de allí, comprender mejor su “dolor” y buscar cómo resolverlo. Además, podrías tomar cada necesidad y seccionarla en necesidades más concretas con las que puedas trabajar de forma continua, paso a paso.
Incluso, cada uno de ellos podrían crear varias historias de acuerdo con sus necesidades. Todas ellas, es decir, las de todo el equipo, es lo que se conoce como “Pila de Producto” o “Pila de Necesidades”.
Así, al tenerlas ya escritas, es momento de que el equipo decida qué historias afrontará en una primera instancia para comenzarla a trabajar en un tiempo establecido.
Para tener en cuenta
Ten en cuenta los siguientes parámetros:
-
- Una “historia de usuario” está “hecha” sí y solo sí el cliente completa las tareas que se le indican.
- Por lo tanto, esas tareas tienen estar bien definidas, indicando cuáles son los pasos que se deben completar y quién es el responsable de hacerlo.
- Entender quién o quiénes son los “usuarios finales”, y en función de eso, crear las historias.
- A cada paso una historia.
- Las conversaciones son fundamentales, escuchar el feedback de los usuarios y comprender su necesidad afondo es fundamental.
- Define el tiempo para ejecutar cada una de las historias, pues si vislumbras que puede requerir de una semana por ejemplo, lo mejor será dividirla en tareas más pequeñas.
- Por último, una vez creadas, asegúrate de que todos sean capaces de verlas.
Volvamos al ejemplo:
“Yo como responsable de tecnología quiero conocer las fortalezas de mi equipo de los resultados de la evaluación para poder sacarlas partido”.
Como HR Agile Coach podríamos preguntarle a nuestro usuario si podemos seccionarlo de la siguiente manera:
-
- Yo como responsable de tecnología quiero acceder a los datos de las evaluaciones de mis colaboradores para conocerlos mejor.
- Yo como responsable de tecnología quiero revisar cuáles son las 3 competencias más valoradas en las personas de mi departamento, para conocer y entender nuestro valor diferencial.
- Yo como responsable de tecnología quiero conocer la competencia más valorada de cada una de las personas de mi Departamento para ver el equilibrio del equipo en fortalezas.
Una vez lo valides, podrás seguir al paso siguiente, que no es más que acordar un checklist para comprender lo que se necesita para dar por resuelto el “dolor”. Esto es lo que se llama “los criterios de aceptación” en Agilidad.
Y … continuando con nuestro ejemplo, al “dolor” No. 2, un HR Agile Coach podría preguntar:
–HR Agile Coach: Entonces, esta necesidad estaría resuelta si…
-
- Tienes acceso a la evaluación de tus colaboradores.
- Y que en esas evaluaciones aparezcan reflejadas las 3 primeras competencias más valoradas. –
–Cliente: Quizás sería útil tener también un resumen global dentro de mi propia evaluación, con las 3 principales fortalezas del Equipo y luego consultar más detalles en las evaluaciones de ellos. –
–HR Agile Coach: De acuerdo, entonces quieres poder ver las 3 competencias más valoradas del Equipo en tu propia evaluación. –
Cómo convertir las Historia de Usuario en procesos y servicios útiles
Efectivamente, aprovechar el potencial de las Historias de Usuario consiste en modificar tu producto o servicio de tal forma que resuelva cada una de las necesidades planteadas por tus clientes.
Por tanto, cada una de estas historias formarán parte de la “pila de necesidades” a resolver, priorizadas según el valor que ofrece a tu cliente y el esfuerzo para realizarlas.
Cada empresa debe asignar el equipo que será responsable de evolucionar los procesos y encontrar soluciones invirtiendo el menor esfuerzo posible. Se trata de una combinación de profesionales muy especial de la que estaremos hablando en otro artículo.
Conclusión
A modo resumen, rediseñar cualquier proceso interno de una empresa familiar o no, para adaptarlo a las necesidades cambiantes de sus empleados, pasa por 3 pilares:
- Escuchar para identificar la necesidad de tu cliente.
- Conversar para comprender cuáles son sus expectativas hoy.
- Hacerlo de forma recurrente e introducirlo como parte de la filosofía.
Las “historias de usuarios” nos ayudan con los dos primeros pilares y nuestra mentalidad de mejora y adaptación continua, es lo que nos permitirá entender que esa “pila de necesidades” siempre debe estar llena.
¿Dónde puedo conocer más herramientas que me permitan mejorar nuestros procesos de RRHH?
Si quieres conocer más herramientas que te permitan mejorar tus procesos de reclutamiento, onboarding, desarrollo de talento, marca empleadora, formación, entonces te comparto el HR Agile Coach Framework©️.
¿Te ha parecido interesante? Que tal si lo compartes con quienes creas que le puede ser útil.
