¿Cuántas veces te ha tocado dejar de lado lo que estabas haciendo, por muy importante que fuese, para responder a las nuevas prioridades impuestas por los niveles superiores? Pues. de eso se trata este artículo: aprender a “Priorizar con Backlog“.
Y créeme cuando te digo que esto es un tema muy recurrente dentro de las empresas y los equipos con los que trabajo. Infinidad de veces me consigo con comentarios de este tipo:
–Álvaro, el problema es que las prioridades nos cambian cada momento … eso nos hace dejar de lado en los que estábamos trabajando para centrarnos en otro tema … Eso sí, lo que hemos parado igual tiene que estar terminado para ayer. –
¡Qué faena, cierto!
Y si vamos más allá, la verdad es que el 90% de los equipos dentro de las empresas a nivel mundial, manifiestan esta misma inquietud.
¿Por qué pasa esto?
Porque nos hemos acostumbrado a tener definidos los objetivos y metas desde principio de año, aunque inevitablemente, el tiempo como buen “verdugo”, nos cambie camino a uno completamente diferente.
La Agilidad de “priorizar con Backlog“
Trabajar a expensas de los cambios de direcciones es lo que se llama en el mundo LEAN Agile como Push, o, lo que es lo mismo “empujar“. Es decir, estamos frente a equipos que requieren de un perfil o rango superior que les marque el trabajo que tienen que realizar. Hoy en día, esta figura recae en el jefe de proyecto o los mandos intermedios de la empresa.
¡Sí, ya lo dije al principio! … Estamos hablando de la gran mayoría de los equipos.
La buena noticia es que Agilidad nos ofrece una excelente solución que se conoce como PULL, que en español significa “jalar“, que permite al equipo actuar de forma autosuficiente eligiendo en qué tareas deciden ponerse a trabajar.
Entonces … ¿Dónde dejamos el rol del jefe de Proyectos o del Manager en este modelo?
¿Cómo podemos garantizar que el Equipo decida trabajar en lo que es realmente fundamental para el Negocio?
Sencillo …
En Agilidad, este rol es responsable por ser:
- Quién hace de puente entre el cliente y el equipo, es decir, trabaja identificando las necesidades del usuario final, priorizando según lo que le aporte mayor valor ✅.
- Como líder, respeta y confía en el equipo para que ellos puedan organizarse. Una vez mostradas esas necesidades y prioridades, les permite elegir dónde poner el FOCO y asumir con qué comprometerse en una semana, quincena o mes ✅.
- Además, le corresponde facilitar al equipo para que…
- Produzcan los mejores resultados en ciclos cortos de tiempo ✅.
- Logren llegar a acuerdos entre ellos ✅.
- Sean capaces de auto organizarse ✅.
- Tengan la capacidad de delegar tareas entre ellos mismos ✅.
- Gestiones sus propios conflictos ✅.
- Aprendan de forma constante ✅.
¡Facilitar … gestionar … confiar! 🤔.
Cómo la Agilidad te puede ayudar con el cambio constantes de foco
Si algo tiene la Agilidad, es que acepta los cambios constantes de nuestro entorno, y te ofrece herramientas como el “product backlog” o “pila de producto” para acometerlo.
Estos artefactos pueden ayudarte con cualquier equipo, sea de marketing, ventas, rrhh, finanzas o administración, para que logren trabajar de una forma más productiva.
Muchas veces, para quienes están comenzando en este mundo de la Agilidad, escuchar hablar de estos términos les hace pensar que no es para ellos.
¿Lo has pensado?
No te preocupes, para mí es está claro, y es que aún no te has planteado aplicar prácticas Ágiles en tu equipo.
Eso sí, permíteme realizar un inciso:
–No te tires piedras contra tu propio tejado”. –
¡Sí! Porque en este artículo quiero demostrarte que sí que es importante que te lo plantees, y como siempre, te comparto un ejemplo para que lo visualices mejor.
En una empresa cualquiera….
Los dos problemas más comunes a los que se enfrentan los equipos al momento de priorizar son:
-
- La falta de transparencia respecto a las prioridades del equipo.
- Y … la ausencia total de criterios respecto a cómo hacerlo
Veamos cómo se aplica esto dentro del departamento de RRHH, más en concreto, en el equipo de reclutamiento y selección, que son los responsables de buscar a los mejores candidatos para la empresa.
1. Primero, veamos la falta de transparencia respecto a las prioridades del equipo:
Generalmente, los roles especializados para estas funciones pueden ser:
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-
- El encargado de publicar ofertas de empleo.
- Los responsables de realizar la evaluación de los candidatos.
- Quien se encarga de elegirlos.
- Comisionado de llevar a cabo las entrevistas con los elegidos.
- Y así, cierto.
-
Por supuesto, es algo que dependerá directamente del proceso y de cómo lo tengas definido, incluso es válido que sea una sola persona la responsable por todo esto.
Vale, y te pregunto …
¿Cómo impactan “las prisas” en el proceso de selección de tu empresa?
¿Puede, por ejemplo, un Gerente presionar y pedir celeridad al encargado de las evaluaciones porque necesita dar respuestas rápidas a su “cliente interno”?
¿Cómo se manejan las diferentes prioridades de cada área especializada?
Piénsalo porque probablemente te consigas con respuestas del tipo:
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- La persona encargada decide realizar sus tareas siguiendo simplemente el orden de llegada de las solicitudes.
- O, quizás, trata de ejecutarlas en función de lo que para él se supone, es más importante.
- Pero también, puede dejarse llevar por la urgencia que le haya transmitido el responsable, o más bien, lo determine el esfuerzo que cree tiene que hacer. Por lo tanto, decide comenzar por las que le demanden menos tiempo buscando sacar mayor volumen de trabajo en el período asignado.
-
¿Comprendes ahora como la falta de transparencia respecto a las prioridades puede provocar que sea muy difícil que las personas, con diferentes responsabilidades en el proceso, puedan alinearse?
Está claro que, lo lógico sería que las prioridades fuesen iguales para todos los miembros y hubiese transparencia y alineación en este sentido.
Y allí, “priorizar con Backlog” puede ayudarte a lograrlo.
2. La falta de criterio respecto a cómo priorizar.
¿Quién es realmente el responsable de marcar las prioridades en tu equipo?
Porque la respuesta siempre debería ser la misma: nuestro cliente.
Por tanto, al realizar una tarea debemos preguntarnos:
🔴 ¿Cómo de importante es para el cliente?
🔴 ¿Es la tarea más valiosa que tengo actualmente entre manos?
🔴 ¿Hay alguna otra que sea más significativa?
Veamos cómo puedes utilizas el product backlog para generar transparencia
En primer lugar y como siempre te digo, no nos dejemos agobiar por el término porque en realidad, es algo que ya utilizas en tu día a día.
Deja que te ponga un ejemplo con esta pregunta:
–Cuando vas al super ¿llevas una lista de la compra? –
¡Pues muy bien! A eso es a lo que me refiero con una pila de producto o necesidades.
Para que lo entiendas de forma práctica, mejor te lo aterrizo:
“Es el listado de todo lo que tiene que lograr tu equipo para cubrir una necesidad de un cliente, o varios, en la empresa”.
Y, si seguimos con el ejemplo del mercado, en este caso, la familia es el cliente y la lista de la compra serían sus necesidades.
Ahora bien, desde el punto de vista del departamento de reclutamiento y selección, tu producto backlog serían todos los procesos para buscar candidatos que les están demandando.
La principal ventaja de “priorizar con backlog” es que lo tendremos todo jerarquizado a cada momento, responsabilizando a todos en el equipo por ello. Por tal razón, si una prioridad cambia, todos los miembros podrán adaptarse fácilmente.
¿Cuál es la forma de priorizar correctamente tu product backlog?
Volvamos un momento a la lista de mercado … ¿Todo lo que está allí es igual de urgente e importante?
A ver … Supón que vas a pagar y te das cuenta de que te has dejado la tarjeta de crédito en casa y solo cuentas con un billete de 20 euros … ¿Qué cosas eliges comprar?
“Lo importante y número 1 es priorizar en base al valor para tu cliente”
Existen diferentes formas de hacerlo, y hoy te quiero mostrar como la herramienta “priorizar con base en valor”, que hemos sacado del marco de trabajo HR Agile Coach Framework©,te puede ayudar.
El objetivo de la herramienta es entender dónde podemos ubicar cada uno de los procesos que están abiertos y pendientes, pero para hacerlo, primero debemos hablar con nuestros clientes.
Recuerda, lo ideal en Agilidad es estimar en equipo lo prioritario, es decir, para que el proceso de selección salga adelante tienes que trabajar colaborativamente con los clientes y demás miembros.
¿Cómo estimamos el “peso” del esfuerzo? ¿Es bajo, medio, Alto?
Veamos ahora otra herramienta que nos puede ayudar.
Cuando buscamos dentro del HR Agile Coach Framework©️ descubrimos que podemos utilizar la herramienta de “estimación relativa“. Por ejemplo, tomando como referencia los diferentes tamaños de las camisetas:
Vale, ahora escribe el nombre cada uno de tus procesos en un post-it y pégalo según el esfuerzo que crees te llevará desarrollarlo, donde:
- XS = requiere de muy poco esfuerzo.
- XL = son los que te demandarán muchísimo trabajo.
Puesto que estás comparando tamaños de procesos, ayuda que definas al mas pequeño en esfuerzo que tengas entre manos para que lo puedas utilizar como referencia y compararlo con los demás.
Conclusiones a la hora de “priorizar con backlog”
Hemos visto que para que este sistema funcione en modo WoW, como te expliqué al inicio, debe ser pull. Es decir, el equipo es quien elige las tareas de su pila de producto con más valor y menos esfuerzo para irlas desarrollando.
Has descubierto como priorizar de forma ágil, basándote en el valor y en el esfuerzo. Además, tienes claro cómo lograr que el equipo sea conscientes de sus prioridades y dejen de trabajarlas individualmente.
Aquí ya no tienen sentido las urgencias, a menos claro que éstas pasen por el sistema de priorización y se determine que si son de alto valor.
También, que es el propio equipo quien es responsable de su pila y, por tanto, controla por primera vez la demanda para trabajarla de forma estructurada.
Por esa razón, seas del área que sea, mi recomendación es que juntes a tus compañeros para desarrollar su primer producto backlog a partir de las demandas de tus clientes actuales.
A continuación, priorizadlo con las herramientas aprendidas en este artículo, definiendo en qué pueden comprometerse en plazos de una semana, 15 días o hasta un mes.
Finalmente, pon en marcha el plan para comenzar a darle soluciones a tu cliente.
El resto, como dice la metodología GTD (getting things done):
“Si está en un papel no nos va a robar preocupaciones”
Luego, si ya sabes priorizar con backlog y tienes tu pila de necesidades sí que tendrás la certeza que saldrá adelante.
“Haz lo que se necesita cuando se necesita”
¿Te gustaría conocer mucho más herramientas como éstas?
Ya está … te comparto el HR Agile Coach Framework©️.
¿Te ha parecido interesante? ¿Lo has aoplicado?
Seguro allá afuera haya alguien que le pueda ser útil … compártelo 🙏
